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Wir suchen Unterstützung im Büroteam!

Bewerbungen gerne an info@act-berlin.de

POSITION:
Office Manager*in mit fundierten Buchhaltungskenntnissen

Der/Die Inhaber*in der Stelle hat die Aufgabe, eng mit den Mitarbeiter*innen von ACT zusammenzuarbeiten. Sie/Er bringt Erfahrungen im Bereich von Büromanagement und -kommunikation und fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung mit.

Qualifikation: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichsweise praktische Erfahrungen im Bereich Büromanagement und -kommunikation.

Externe Beziehungen: Alle im Rahmen des Büromanagement und der Buchhaltung erforderlichen Kontakte (Zulieferer, Steuerberater…); Kontakte im Auftrag des Vorstandes / Geschäftsführung sowie Kontakte zu Stiftern, Förderern und Verantwortlichen aus Politik und Wirtschaft herstellen.

Internal Beziehungen: Absprache bzw. Abstimmung mit dem Vorstand, der Geschäftsführung, Projektleitungen usw. zum Ablauf der Geschäftsstelle.

Anforderungsprofil:
• Fähigkeit und Kenntnisse im Bereich Büromanagement
• Mehrjährige praktische Erfahrungen mit Buchführung in Non-Profit Bereichen
• Erfahrungen im Rahmen von Fördermittelabrechnungen
• Kooperations- und kommunikationsfähig, kann sich selbst aktivieren und übernimmt gern Verantwortung; aktives persönliches und fachliches Einbringen von Ideen, Fähigkeiten, Vorschlägen zur Gestaltung und Unterstützung von Prozessen
• Zeit- und Selbstmanagement
• Ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten
• Sicheres Beherrschen der gängigen Office-Anwendungen sowie Lexware o.ä. Buchhaltungsprogramme

Aufgabengebiet:
• Management des ACT Büros (Büroeffizienz steigern, Arbeitsplatzorganisation)
• Unterstützung und Zuarbeit (Vorstand, Geschäftsführung und Projektleitungen) – inhaltlich und organisatorisch
• Wiedervorlagen und Archivierung
• Präsentationen vorbereiten
• Post erledigen (Eingang, Ausgang, Umlauf)
• Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
• Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle schreiben
• Termine verwalten
• Sitzungen, Konferenzen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren
• Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
• Reisen organisieren – Reisekostenabrechnung erstellen
• Datenbanken pflegen
• Präsentationsfolien für die Geschäftsführung und eventuell für die Kolleg*innen anfertigen
• Statistiken anlegen, führen und interpretieren
• Bei Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbständig erledigen
• Führen der Kasse
• Debitoren und Kreditorenbuchhaltung: Gesamtverantwortung: Buchen, Ablegen , Überweisen
• Allgemeine Finanzplanung und -überwachung: Liquiditätsüberwachung, Haushaltsplanung, Kostenjournal
• Vorbereitung von Quartals- und Jahresabschlüssen: Zuarbeit Steuerberater, Rentenversicherungsprüfung etc.
• Fördermittelabrechnung: Dokumentation und Abrechnung Finanzen mit unterschiedlichen Förderern
• Sicheres Arbeiten mit Lexware (Buchhaltung), Office Programmen

Erwünscht ist:
– eigener Laptop mit Office Programmen

Arbeitsumfang
– 20h / Woche: 2 Tage à mind. 4h vor Ort im Büro
– plus Homeoffice je nach Stundenanzahl
– Beginn der Stelle: 01.08.2020